Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

3. Taal en meta-gegegevens

Een bestand heeft een aantal eigenschappen die je moet definiëren: de taal, een titel, een onderwerp (omschrijving) en een auteur. Zorg ook voor een leesbare bestandsnaam.

3.1 Instellen taal

De taal van je document zo instellen dat deze goed blijft staan kan nogal moeilijk zijn in Word. Wij kiezen om de stijl Standaard in de goede taal te zetten. Alle stijlen zijn gebaseerd op deze stijl en zo stel je dus in 1 keer de taal voor het hele document in.

Desondanks verdwijnt deze taalinstelling soms wel bij export naar pdf, het wordt dan Engels. Controleer dit dus nog in de pdf.

  1. Kies in de stijlen de stijl Standaard.
  2. Kies via rechtermuisknop voor Wijzigen.
  3. Open de dropdown Opmaak (linksonder).
  4. Kies Taal....
  5. Kies daar de taal Nederlands en klik op OK.
  6. Klik nogmaals OK.

3.2 Stukje tekst in andere taal

Het kan zijn dat je een stukje tekst hebt dat in een andere taal is dan je hele document. Stel je document is in het Nederlands en je hebt de volgende literatuurverwijzing in het Engels:

Selling conscience short: a response on Schuklenk and Smalling on conscientious objections from medical professionals.

Voor een goede verwerking in de screenreader en voor de juiste indexering door zoekmachines moet je aangeven dat deze zin in het Engels is.

Je hoeft dit niet met elk Engels woord te doen. Screenreaders wisselen vaak per taal van stem. Als deze taalwisseling op een los woord gebeurt, wordt dit heel onrustig. De grens voor een taalwissel is meer dan 2 woorden in een andere taal.

Een taalwisseling is NIET nodig bij deze tekstfragmenten:

  • Een intern seminar, een keynote voor klanten of een brainstorm met het MT.
  • Brainstorm- en brownpapersessies met zorgverleners

Bij deze teksten is een taalwissel WEL nodig:

  • Donation after circulatory death (DCD)-procedure
  • Iedere werkdag presenteert Jörgen Raymann het programma Ask Me Anything.

De taalwissel gaat in Word als volgt:

  • Selecteer de anderstalige tekst, bijvoorbeeld 'Ask Me Anything' in bovenstaand voorbeeld.
  • Kies in het menu Extra ▸ Taal ...
  • Je krijgt een dialoogvenster met de talen. Kies de gewenste taal.

3.3 Meta-informatie: titel, onderwerp en auteur

Aan het document voeg je 3 meta-gegevens toe:

  • Titel
    Kies hier voor dezelfde titel als die je bovenaan het document zet, bijvoorbeeld 'Peuteropvang in Delft'.
  • Onderwerp
    Schrijf een korte samenvatting van maximaal 155 tekens.
  • Auteur
    Vul hier niet je eigen naam in, maar de naam van je organisatie of de afdeling. Qua privacy en uitstraling van je organisatie is dat wat beter.

Tip: Bij auteur vult Word automatisch de naam in van de gebruiker. Om deze te verwijderen, voeg je eerst de organisatie als gebruiker toe, en daarna verwijder je de naam van de gebruiker.

Aanpassen in Word 2010 en Word 2013

  1. Ga naar Bestand ▸ Info.
  2. Rechts staan de Eigenschappen.
  3. Klik rechtsonder op Alle eigenschappen weergeven.
  4. Je krijgt nu alle eigenschappen te zien.
  5. Vul nu bij de eigenschappen de titel, de auteur en het onderwerp.

Tip Documentpaneel:

Je kunt ook de meta-informatie weergeven bij het document. Open dan het uitklapmenu bij Eigenschappen en kies voor Documentpaneel weergeven.

Aanpassen in Word 2016 en Word 365

  1. Ga naar Bestand ▸ Eigenschappen
  2. Er verschijnt een dialoogvenster. Kies het tabblad Samenvatting.
  3. Vul daar de gegevens in.

3.4 Kenmerken van een goede bestandsnaam

  • Geen spaties
    Een spatie hoort niet in een webadres
  • Geen underscores, maar min-teken
    Underscores vallen weg bij de onderstreping en zijn daarom niet meer goed zichtbaar. En zoekmachines indexeren de underscore alsof deze er niet is. Losse woorden in de bestandsnaam versmelten zo tot 1 lang woord.
  • Liever alles kleine letters
    Sommige servers maken verschil tussen kleine en grote letters. Om vergissingen te voorkomen is ons advies om alles in kleine letters te schrijven.
  • Beschrijvende, leesbare bestandsnaam
    Makkelijk om te begrijpen en om het bestand weer terug te vinden na het downloaden.

Niet goed is:

Dit_is niet_Goed_20180203v2a.pdf

Wel goed is:

dit-is-wel-goed.pdf

3.5 Voorbeeld

  1. Download het bestand peuteropvang.docx (55 kB).
  2. Bekijk daarin de meta-gegevens, de taal en de bestandsnaam.
top

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.