Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

4. Werken met stijlen

Een toegankelijk bestand betekent onder andere dat deze semantisch goed is opgemaakt, bijvoorbeeld met kopstijlen voor de koppen en goed gebruik van opsommingen.

4.1 Opmaken van de stijl Standaard

De basis van alle stijlen is de stijl Standaard. Het is belangrijk dat deze goed leesbaar is. Kijk hierbij naar:

  • Lettertype
  • Lettergrootte
  • Regelafstand

Lettertype

Kies een schreefloos lettertype. Een schreefloos lettertype leest nog altijd het beste op een scherm.

Lettergrootte

Veel huisstijlen hebben 9 punts. Een tablet zoals een iPad is ongeveer eenderde kleiner dan een A4. Dus de lettergrootte is voor hen 6 punts, en dat is klein. Kies daarom een redelijk groot lettertype, bijvoorbeeld 11 of 12 punts.

  1. Kies voor Start. Als het goed is zie je dan het lint met de stijlen.
  2. Ga op de stijl Standaard staan en kies met de rechtermuisknop voor Wijzigen ...
  3. Het dialoogscherm Stijl wijzigen opent.
  4. Kies bij Opmaak het lettertype en de grootte. Kies als grootte minimaal 11.

Regelafstand

Tot slot zorg je ook voor een goede regelafstand, ongeveer 125% van de lettergrootte. Dus bij 11 punts voor 14 punts.

  1. Kies linksonder voor Opmaak ▸ Alinea.
  2. Je krijgt opnieuw een dialoogscherm (Alinea).
  3. (Je kunt daar kiezen voor een boven- of ondermarge (afstand voor/na), maar wij laten die meestal op 0.)
  4. Kies bij Regelafstand Ten minste 14 pt.

4.2 Betekenisvolle titel met stijl titel

Kies een goede titel en maak deze op met de opmaakstijl Titel.

  1. Ga naar de titel van de pagina.
  2. Kies een titel die begrijpelijk, duidelijk en concreet is.
  3. Selecteer de titel.
  4. Kies uit het lint de stijl Titel.
Voorbeeld:
'Peuteropvang in Delft' is een uitstekende titel. Slechte titels zouden zijn 'Zo doen we dit in Delft' of 'Veilig opgroeien in onze stad'.
Stijl Titel voor de titel van een document

4.3 Tussenkoppen met kopstijlen

Een tekst heeft een bepaalde structuur. Met koppen maak je deze structuur zichtbaar. Uiteraard is - net als bij titels - het belangrijk dat de kopteksten betekenisvol zijn.

De koppen maak je op met kopstijlen. Dat heeft 4 voordelen:

  1. Gebruikers krijgen een uniforme lay-out te zien.
  2. In de pdf worden de koppen gebruikt als bladwijzers.
  3. Gebruikers van een screenreader kunnen deze koppen direct opvragen. Zo krijgen ze snel een overzicht van de inhoud van de tekst.
  4. Zoekmachines gebruiken deze koppen ook om een goed overzicht van de tekst te krijgen.

Het gebruik van de kopstijlen is net even wat anders dan de koppen in een html. Op een webpagina (html) heeft de titel het opmaakprofiel h1 (heading 1). In een tekstdocument is dit de stijl Titel. De nummering verschilt verder ook steeds 1 niveau.

In Word vind je de kopstijlen in het lint.

Tekst titel en koppen In html In tekstdocument
Zoogdieren Kop 1 (h1) Titel
Hst 1. Olifanten Kop 2 (h2) Kop 1
§ 1.1 Afrikaanse olifant Kop 3 (h3) Kop 2

4.4 Inhoudsopgave

Aanmaken en bijwerken

Bij een iets langer document is een inhoudsopgave vaak handig. Als je de koppen hebt opgemaakt met kopstijlen, dan maak je deze heel makkelijk:

  1. Ga naar de plek in het document waar je de inhoudsopgave wil invoegen. Vaak is dat voor het 1e hoofdstuk.
  2. Kies Verwijzingen ▸ Inhoudsopgave en kies een Automatische inhoudsopgave in de lijst met stijlen.

Bij elke wijziging in het document kun je de inhoudsopgave opnieuw bijwerken: Verwijzingen ▸ Inhoudsopgave ▸ Tabel bijwerken.

Nog enkele tips:

  • Een inleiding, samenvatting of een voorwoord moet ook een kop 1 krijgen. En ze horen dus ook in de inhoudsopgave.
  • Je kunt ook extra stijlen toevoegen aan deze inhoudsopgave, bijvoorbeeld als je een aparte stijl hebt voor de bijlagen.

Aanpassen stijl inhoudsopgave

Het aanpassen van de opmaak van de inhoudsopgave werkt wat anders dan bij de stijlen.

  1. Kies voor Verwijzingen ▸ Inhoudsopgave ▸ Aangepaste inhoudsopgave.
  2. Je krijgt een dialoogscherm 'Inhoudsopgave'.
  3. Kies daar Wijzigen.
  4. Het dialoogscherm 'Stijl' opent.
  5. Daarin zie je de stijlen, zoals Inhopg 1. Selecteer de stijl die je wilt aanpassen en kies voor Wijzigen.

4.5 Opsommingen

Het is belangrijk voor de toegankelijkheid en de vindbaarheid dat opsommingen ook opgemaakt zijn als echte opsommingen.

Maak geen nepopsommingen met bijvoorbeeld 'streepje-spatie' of 'sterretje-spatie':

Features:
* List of headings and optional information about their level and if they break the hierarchical structure
* List of sections with header information and includes optional information about errors in the structure
* By clicking on the headers the document scrolls to the position of the header/section and highlights it

Gebruik de opsommingsopties die Word biedt. Je kunt kiezen tussen een genummerde en een ongenummerde opsomming.

Voorbeeld ongenummerd

Soorten mensapen:

  • Chimpansees
  • Gorillas
  • Orang-oetangs

Voorbeeld genummerd

Zo steek je veilig over:

  1. Kijk eerst naar links of er iets aankomt.
  2. Kijk dan naar rechts.
  3. Kijk nogmaals naar links.
  4. Als er niets aan komt, steek nu over.

4.6 Liever geen lege alinea's of regels

Probeer lege regels en alinea's te voorkomen. Maak witruimte boven en onder alinea's door de stijlen aan te passen, bijvoorbeeld de stijl Standaard.

Incidenteel een extra regel is niet zo'n punt, maar wel meerdere achter elkaar. Voor gebruikers van screenreaders is dit vervelend lezen.

4.7 Liever geen Shift-Enter

Naar een nieuwe regel gaan, doe je met Enter. Soms gebruiken mensen daarvoor een Shift-Enter, maar dat is meestal niet handig. Met Shift-Enter ga je naar een nieuwe regel, maar blijf je binnen de alinea.

Soms is een Shift-Enter wel handig, als regels echt bij elkaar moeten blijven, zoals bij een adres:

The Internet Academy
Jaarbeursplein 6
3521 AL Utrecht

top

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.